Durante bastantes años tuve una rutina de domingo por la tarde. Sentarme con la agenda de la semana y ordenarla. Sacaba mis prioridades, bloqueaba huecos, dejaba margen para imprevistos. Me acostaba con la sensación de tener la semana bajo control.
El lunes a las diez de la mañana el plan ya no existía.
Me pasó siendo director de recursos humanos y me pasó siendo director general. Y durante mucho tiempo di por hecho que el fallo estaba en el método. Probé agendas de papel, aplicaciones, un curso de productividad al que fui convencido de que esta vez sí. Algunas cosas aguantaban dos semanas. Ninguna aguantaba un trimestre.
Tardé en darme cuenta de lo obvio: estaba tratando de arreglar con técnica algo que no era un problema de técnica.
El nombre nos despista
Llamamos gestión del tiempo a una cosa que no va del tiempo.
El tiempo no se puede gestionar. Son veinticuatro horas, pasan solas, no aceleran ni frenan según lo bien que te organices y no admiten negociación. Nadie ha conseguido nunca una hora más.
Lo que sí se puede gestionar es lo que uno hace con su atención. Y lo que decide no hacer. Y hasta dónde deja que otros entren en su jornada. Todo eso son decisiones sobre uno mismo, no sobre el reloj.
Por eso las herramientas fallan tan a menudo. Una aplicación te organiza la lista. No te ayuda a decidir qué sacas de ella, que es la parte que duele.
Lo que en realidad está pasando
Cuando alguien me dice en una sesión que va mal de tiempo, casi nunca es verdad que no sepa organizarse. Suele haber otra cosa debajo.
A veces es que no ha decidido. Tiene siete prioridades, que es otra forma de no tener ninguna, y mantenerlas todas abiertas le evita el mal rato de renunciar a algo. La lista larga resulta cómoda: mientras haya mucho por hacer, uno no tiene que elegir.
A veces decir «no» le cuesta más de lo que reconoce. Le pides que cuente cuántas peticiones aceptó la semana pasada sin pensarlas y sale un número que le sorprende a él mismo.
Y a veces, la que más me encuentro entre mandos, es que estar disponible se ha convertido en su forma de ser buen jefe. Contesta al momento, atiende cualquier interrupción, deja lo suyo para el hueco que quede. Luego se lleva su trabajo a casa y a las once de la noche escribe al equipo desde el sofá, con la mejor intención.
Lo que un jefe hace con su tiempo nunca es solo suyo
Eso último merece una parada.
Si tú respondes correos a las once de la noche, no estás tomando una decisión personal sobre tu descanso. Estás fijando una norma. No la has escrito en ningún sitio y probablemente dirías que nadie tiene que imitarte, pero tu equipo aprende mirándote, no escuchándote. Al cabo de unos meses hay gente en tu equipo que contesta a las once porque ha entendido que aquí se hace así.
Conviene recordar además que el derecho a la desconexión digital está reconocido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018. No es una recomendación de bienestar. Es un derecho de tus colaboradores, y quien lo vacía de contenido con el ejemplo es casi siempre quien manda.
Empezar por mirar
No tengo un método de siete pasos que ofrecerte. Desconfío bastante de quien lo tiene.
Lo que sí he visto funcionar muchas veces es algo más lento y menos vistoso: mirar con calma dónde se te está yendo el tiempo de verdad, no dónde crees que se te va. Casi siempre aparecen una o dos cosas concretas que explican buena parte del problema. Y casi nunca son las que uno había imaginado.
Para eso he preparado una herramienta. Son treinta y seis preguntas sobre nueve aspectos de cómo organizas tu trabajo cuando además llevas gente: el foco, las reuniones, lo que delegas, lo que vas dejando para el final, los límites que pones. Se hace en unos siete minutos y te devuelve un mapa de dónde estás más firme y dónde se te escapa.
No mide nada, no diagnostica nada y no te va a decir qué clase de persona eres. Sirve para ordenar la mirada, que en este asunto es por donde hay que empezar.
Si al verlo te quedas con ganas de hablarlo, ya sabes dónde encontrarme.